Chất lượng là gì? Một trong những câu trả lời: "Đó là cái khách hàng trả tiền để có được". Vậy khách hàng (KH) trả cho cái gì khi bỏ tiền mua hệ thống ERP và dịch vụ triển khai?

Chất không đi đôi với lượng

Có thể nói, khi DN định mua hệ thống quản lý tổng thể, họ muốn thực hiện những mục tiêu chiến lược hoặc đơn thuần chỉ cải tổ một số bộ phận cụ thể. Đây là trường hợp lý tưởng cho cả KH lẫn nhà cung cấp. Một bên đã hiểu rất rõ họ muốn gì, bên kia biết mình cần làm gì. Sẽ còn tốt hơn nữa nếu các thành viên tham gia dự án biết cách đo hiệu quả của dự án, hay nói cách khác đánh giá được chất lượng hệ thống. Lúc đó, tại mỗi thời điểm đều có thể xác định chính xác tiến độ của dự án.

Trong việc triển khai ERP, nhân sự đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của dự án. Ở đây, DN nên chia lực lượng ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất... Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền...).

Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp VN (VCCI), hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp VN ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP). Được đánh giá là “công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập” nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm.

Theo định nghĩa, ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực... Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT.

ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.